وكيل المدرسة هو الساعد الأيمن لمدير المدرسة ويمكن إجمال مهامه على النحو التالي :
- المشاركة في تنفيذ السياسة العامة للمدرسة.
- المشاركة في مجلس إدارة المدرسة.
- المشاركة في الإشراف على سير العمل بالمدرسة.
- توزيع الاختصاصات على العاملين في المدرسة , والمعاونة في الشئون الإدارية والفنية على النحو التالية:
شئون الموظفين : - تنظيم السجل الخاص بأحوال الموظفين وتعبئة كل الخانات من جميع الموظفين.
- المشاركة في إعداد الجدول الدراسي.
- توزيع حصص الاحتياطى على معلمي المدرسة في حالة غياب أحد المعلمين.
- الإشراف على الإحصائيات الشهرية المرسلة إلى إدارة التعليم والمتعلقة بالمعلمين والطلاب.
- تنظيم البريد الوارد والصادر من وإلى المدرسة وتسجيله في السجلات الخاصة به وحفظه في الملفات الإدارية المخصصة له مع أخذ تواقيع العاملين على التعاميم المهمة.
- الإشراف على أعمال الموظفين الإداريين وتوزيع العمل بين المستخدمين والعمال.
- الإشراف على جدول الحصص اليومي والأنشطة والنظافة والنظام العام للمدرسة.
- الإشراف على متابعة النشاط غير الصفي داخل المدرسة والإشراف العام للمدرسة.
- الإشراف على النواحي المالية لجماعات النشاط المدرسي.
شئون الطلاب :
1 فحص طلبات الطلاب المستجدين قبل قبولهم بالمدرسة لمعرفة مطابقتها للشروط. - توزيع الطلاب على الصفوف الدراسية مع مراعة الفروق الفردية بينهم وإعداد قوائم بأسماء طلبة كل صف دراسي.
- تسجيل الطلاب وتطبيق شروط القيد ( مستجد-مرفع-معيد-منقول )
- متابعة مواظبة الطلاب ومعرفة حالات التسرب والانقطاع عن المدرسة.
- تحويل الطلاب للوحدة الصحية المدرسية في حالة الضرورة والسماح للبعض بالخروج أثناء اليوم وعند الضرورة فقط.
6 العمل على إعداد سجل خاص يحتوي على عناوين طلاب المدرسة وأولياء أمورهم وأرقام هواتفهم للرجوع لها عند الحاجة. - التعقيب على الطلاب المتأخرين عن الطابور الصباحي وحالات الغياب اليومية واستدعاء ولي الأمر في حالة تكرار الغياب بصورة ملفتة للنظر.
- المشاركة في استقبال أولياء أمور الطلاب وتعريفهم بمستويات أبنائهم وإحالة بعض الحالات على مدير المدرسة إذا لزم الأمر.
- تلقي مشكلات الطلاب.
الشئون الفنية : - يمكن لمدير المدرسة إنابة وكيله في حضور بعض الحصص مع معلمي المدرسة في مجال تخصصه لمعرفة مستوى الطلاب وطريقة المدرس في الصف وتعامله مع الطلاب , ويقدم تقريرا لمدير المدرسة بشأن ذلك ..
2 في حالة غياب مدير المدرسة بعذر شرعي ينوب الوكيل عنه في رئاسة مجلس المعلمين والآباء والقيام بجميع أعماله.
شئون الاختبارات: - العمل على مشاركة مدير المدرسة في الإعداد لاختبارات الفصل الدراسي الأول والثاني.
- متابعة دفاتر أعمال السنة وتطبيق اللوائح والتعليمات المنظمة لذلك.
- الإشراف العام مع مدير المدرسة على سير الاختبارات المدرسية.
- إعداد الجدول الخاص بالملاحظة اليومية للاختبارات المدرسية.
- إدخال جميع الدرجات للاختبارات الشهرية والفصلية في الحاسب الآلي.
- الاحتفاظ بكشوف درجات المواد الدراسية وأوراق الإجابة وكراسات النتيجة لكل فصل دراسي.
أعمال ونشاطات وواجبات وكيل المدرسة
الأعمال اليومية: - إدارة المدرسة في حالة تأخر أو غياب مدير المدرسة.
2 العمل على تنفيذ توجيهات مدير المدرسة. - متابعة دخول المدرسين للحصص وخصوصا بعد الفسحة.
4 تسجيل الطلاب المستجدين و المحولين إلى المدرسة. - الإشراف على انتظام الطلاب في الطابور الصباحي.
- الإشراف على دخول الطلاب إلى فصولهم بعد الفسح
- متابعة الطلاب المتأخرين عن الطابور الصباحي وحصرهم.
- الإطلاع على دفتر دوام الموظفين ومتابعة حضور المدرسين جميعا.
- توزيع حصص الاحتياطى في حالة وجود مدرس متأخر أو غائب بالتنسيق مع المراقبين ..
- متابعة الطلاب أثناء الفسح مع المراقبين .
- أخذ ومتابعة غياب الطلاب يوميا وتسجيله بسجل الغياب اليومي والشهري مع الاتصال على أولياء أمورهم لمعرفة سبب الغياب.
- إرسال إشعار غياب لأولياء أمور الطلاب المتغيبين ووضع سجل خاص بذلك لمن لم يتم الاتصال به .
- المرور على الفصول وأفنية المدرسة وممراتها لملاحظة الطلاب الذين هم خارج الفصول أثناء الحصص.
- متابعة تنفيذ البرامج الثقافية في الطابور مع مشرف الإذاعة.
- إنهاء إجراءات الطلاب المنقولين .
- السعي إلى تعميق الروابط بين المعلمين في المدرسة .
- متابعة الفصول الدراسية والتأكد من وجود المعلمين بها أثناء الحصص بالتعاون مع المراقبين.
- الإشراف على نظافة المدرسة وحث الطلاب على نظافة فصولهم والاهتمام بمحتويات المدرسة.
- متابعة الطلاب من حيث المواظبة اليومية والاستئذان والانصراف من المدرسة. الأعمال الشهرية:
- عقد اجتماع مع عرفاء الفصول لتوضيح مهامهم وعلاج مشاكلهم.
- متابعة عرفاء الفصول فيما كلفوا به.
- وضع جدول الاختبارات نصف الفصلية مع المرشد الطلابي وبالتشاور مع الطلاب بعد تنسيقهم مع مدرس المادة.
- التأكد من كل طالب غير سعودي يحمل إقامة سارية المفعول.
- طباعة كشوف متابعة درجات الواجب والمشاركة بالتنسيق مع المشرف التعليمي.
- تصوير كشوف متابعة درجات الواجب والمشاركة للطلاب وتوزيعها على المدرسين بالتنسيق مع المنسقين.
- تنظيم جميع سجلات المدرسة بالتعاون مع سكرتير المدرسة. اعمال فصلية أو سنوية:
- مشاركة مدير المدرسة في إعداد الخطة العامة للمدرسة.
- مشاركة مدير المدرسة في جدول الحصص الأسبوعي.
- وضع جدول حصص الاحتياطى.
- توزيع المناوبة اليومية على عمال المدرسة بالتعاون مع مسؤول المناوبة.
- توزيع الطلاب المحولين على الفصول.
- حفظ وترتيب وتنظيم ملفات الطلاب مفهرسة بالتعاون مع شؤون الطلاب.
- توزيع الطلاب على الفصول بالشكل الذي يخدم العملية التربوية والتعليمية.
- تنظيم كتب المقررات الدراسية داخل المستودع وتهيئتها .
- توزيع المقررات الدراسية على الطلاب مع بداية كل فصل دراسي.
- حصر المقررات الدراسية داخل المستودع مع بداية كل فصل دراسي.
- مخاطبة الادارة التعليمية لتزويد المدرسة بالمقررات الناقصة.
- حفظ جميع النماذج المستخدمة في المدرسة والاستفادة منها عند الحاجة.
- إعداد ملف لحفظ قضايا الطلاب.
- وضع جدول الاختبار الفصلية والدور الثاني مع المرشد الطلابي.
- توزيع الملاحظين والمصححين والمراجعين على اللجان.
- توزيع الطلاب على لجان الاختبارات .
- حفظ أوراق إجابات الطلاب خلال المدة المقررة.
- تهيئة مكان لإعلان نتائج اختبارات نهاية الفصل و العام الدراسي.
- حفظ نتائج الاختبارات .
- إعداد ملف لحفظ نماذج الأسئلة ونماذج الإجابة للاختبارات.
- تعبئة الكراس الإحصائي.
- مطالبة الطلاب المتخرجين إحضار صورة شمسية في نهاية العام , مع مطابقة المعلومات من واقع حفيظة الطالب أو الأب . والإقامة سارية المفعول لغير السعوديين.
- إعداد ما يلزم للاختبارات.
- توزيع أوراق استلام الإجابات على لجان الاختبارات.
- إرسال نسخة من نماذج الأسئلة لمركز الإشراف التربوي.
- مشاركة مدير المدرسة في الاطمئنان على سير الاختبارات.
- إعداد سجل خاص بالطلاب الغير مصريين
- إعطاء شهادات تعريف للطلاب.
السجلات المطلوب وكيل المدرسة متابعتها وتنظيمها:
1- سجل قيد التلاميذ
2- سجل الانتظار
3- سجل تعقيب الغياب اليومي والشهري
4- سجل الرواد
5- سجل تسليم الملفات
6- سجل الصادر
7- سجل استئذان الطلاب
8- سجل إيرادات ومصروفات المدرسة
9- سجل هواتف التلاميذ
10- سجل الاتصالات على أولياء أمور الطلاب
11- سجل التأخر الصباحي
12-سجل تحويل المعلمين للطلاب
13- سجل رصد السلوكيات للطلاب المخالفين
الملفات المطلوبة من وكيل المرحلة: - ملف التعاميم .
- ملفات قضايا الطلاب وتعهداتهم.
- ملف التقارير الطبية